TBF

Episodul #1

E

În acest episod îl am invitat pe bunul meu prieten, Ștefan Irimia, co-fondatorul AllAboutParenting.

Asculta episodul pe: Apple Podcasts, Spotify, Google Podcasts, Stitcher

Vom vorbi despre sisteme, procese și proceduri. Procesele, procedurile și sistemele formează coloana vertebrală pentru orice afacere care vrea să crească rapid și mai ales să rămână stabila. Vom vorbi despre diferența dintre cele trei, despre tendința antreprenorilor să reinventeze roata în loc să urmarească proceduri, despre exersarea abilității de a gândi în sisteme, despre reticența angajaților români să urmarească proceduri și de unde vine această reticență, despre cum se implementează procedurile într-o companie și de ce consecințele sunt absolut esentiale, despre cel mai important proces dintr-o companie, sau cum l-am numit eu… procesul sfânt… și multe altele.

Îl cunosc pe Ștefan de aproape 10 ani și am colaborat foarte strâns în ultimii 5. Ștefan a construit, alături de Urania Cremene, cel mai mare brand din Romania pentru educația corectă a părinților. După cum spune și el, oamenii își petrec mai mult timp la școala de soferi decât își petrec să învețe să își crească copiii bine. Pe lângă AllAboutParenting, Ștefan este foarte pasionat de procese, proceduri și sisteme… de unde vine și tema acestui podcast. Și chiar a construit un software pentru managementul procedurilor numit Systemo.ro

Transcript

(ȘI): (00:02:07) Uite, vreau să vorbim astăzi despre procese și proceduri, atât în viața personală cât și în business, pentru că eu cred că nu avem două vieți, avem una singură, și încercăm noi să o compartimentăm, s-o împărțim dar … practic asta ar fi subiectul pe care aș vrea să-l extindem astăzi și să-ți pun mai multe întrebări. Apropo, tu cum vezi treaba asta cu „work-life balance”, cu viață personală, viață de business?

RC: (00:02:41) Că e un bullshit!

ȘI: (00:02:44) De ce?

RC: (00:02:45) Este ca și cum aș încerca să-mi împart inima și ficatul în două părți să meargă singure. Cum reușesc să fac asta eu nu știu, însă ceea ce… eu nu cred în a separa cele două dar în ceea ce cred este că sunt abilități diferite pentru a construi un business de succes și abilități diferite pentru a avea o viață fericită și la fel cum le studiezi pe unele ai nevoie să le studiezi pe celelalte. În asta e ceea ce eu cred! 

ȘI: (00:03:16) Faină metafora cu inima și ficatul! Concludentă! Vorbim de sisteme, procese și proceduri, hai să facem un pic diferența între ele și ca să știm despre ce vorbim. Ce înseamnă sisteme pentru tine, ce înseamnă procese și ce înseamnă proceduri?

RC: (00:03:38) Diferența dintre ele face doar distanța de la care te uiți la ele. Adică sistemele le vezi de pe lună, procesele le vezi din spațiu și… sau, nu știu, să zicem, din avion, și procedurile sunt cele care le vezi exact în fața ta. Este pur și simplu de unde te uiți la ele, de la ce distanță. 

ȘI: (00:04:06) Super! Deci practic procesele, procedurile ar fi chestiile cu care lucrăm efectiv. Pot să fie proceduri scrise, documente, checklisturi…  

RC: (00:04:18) Da

ȘI: (00:04:19) Procesele sunt acele fluxuri de lucru … nu sunt procesele de la tribunal, sunt procesele de business, sunt acele fluxuri, cum spuneai tu, pe care le vezi de sus, din avion, de pe … din aer și sistemele, practic, sunt niște ansambluri de procese dacă te uiți și mai de sus.

RC: (00:04:43) Exact!  Procesele ce fac mai precis este să lege procedurile între ele iar sistemele ce fac mai precis e să lege procesele între ele. 

ȘI: (00:04:53) Când ai început tu să fii interesat de procese și proceduri? A fost un moment când ți-ai dat seama că sunt importante?

RC: (00:05:02) Să-mi aduc aminte exact momentul, nu, dar îmi aduc aminte cumva switch-ul, pentru că puneam enorm de multă valoare pe creativitate și tot auzeam de procese și proceduri dar aveam impresia că, dacă implementez așa, ceva cum mai sunt eu creativ, că trebuie să urmez procese și proceduri, mi se păreau să sunt în antiteză, sunt poli opuși care nu pot să trăiască împreună și, mai mult mi se părea că viața este … ar fi foarte plictisitoare, și businessul, dacă toți am urma proceduri. Pot să spun cât de prost puteam să fiu la vremea respectivă… când asta e modalitatea în care vedeam lucrurile dar … nu știu, probabil că toți trecem prin, printr-o schimbare de genul ăsta. Pe mine ceea ce m-a convins a fost pur și simplu nevoia, problema, m-a convins să mă uit în direcția aia. Și anume că, după douăzeci de angajați încolo, nu mai puteam să țin lucrurile sub control și viața mea era total distrusă, adică nu mai aveam timp de nimic pentru mine, pentru nimeni. Și asta m-a făcut să mă îndrept spre procese și sisteme și-mi aduc aminte că primul „Aha!” pe care l-am avut, a fost „stai puțin că asta-i programare!” și m-a ajutat enorm de mult faptul că am avut câțiva ani de zile în care am învățat eu programare, a fost o pasiune de-a mea. Nu am fost vreodată programator în sine dar a fost o pasiune de-a mea, mi-a plăcut foarte mult și încă studiez despre programare. Am o companie de dezvoltare de software, am avut și altele înainte și a fost foarte interesant când am avut Aha!-ul că „stai puțin, este doar programare de business”, când vorbim de procese și proceduri. Pentru cei care știu măcar așa puțin cum funcționează programarea, știu toți că există niște funcții pe care le scrii, niște funcții pe care le tot repeți. De exemplu, dacă vrei să afli maximul dintre două cifre, scrii o funcție care determină asta și apoi, de fiecare dată când ai nevoie să afli maximul dintre două cifre sau dintre două numere, refolosești acea funcție. Și a fost foarte ușoară metafora și foarte ușoară tranziția în momentul în care mi-am dat seama că, ok, crearea de procese, proceduri și sisteme nu este altceva decât programarea unui business. Și, din momentul în care am început să privesc lucrurile în felul ăsta, m-am și deblocat, pentru că în programare există multă creativitate, deși nu pare. Aveam impresia că programatorii nu sunt creativi, sunt foarte creativi la câte soluții au nevoie să găsească pentru diferite tipuri de probleme. Și mai mult decât atât, m-a ajutat enorm de mult background-ul ăst de programare, ăsta e și motivul pentru care recomand antreprenorilor să învețe programare, pentru că îi ajută enorm de mult în sisteme de business. Pentru că atunci când ai de-a face cu a crea un soft, oricât de simplu ar fi acel soft, ești nevoit să respecți niște reguli care trebuie să le respecți și în procese, proceduri și sisteme.  Și anume, să nu presupui nimic, să te asiguri că ai văzut fiecare excepție și că o tratezi astfel încât să fie rezolvată. Și asta te învață programarea, în programare nu poți să presupui că cineva va ști ceva, pentru că dacă nu-i dai toate datele softului nu va face nimic sau va da eroare. Iar o astfel de gândire ai nevoie atunci când te uiți la procese și sisteme și, pe scurt, asta e ceea ce m-a ajutat, ceea ce mi-a făcut shift-ul. Prima oară problema, nevoia că nu puteam să controlez, nu puteam să cresc mai mult de atât, erau eu blocajul și doi – legătura dintre programare și sisteme de business.   

ȘI: (00:09:13) Aș vrea să dau o speranță și celor care nu au background tehnic și pe care programarea îi sperie, nu am formare tehnică, nu am fost bun la matematică, nu am fost bun la științele exacte și totuși am ajuns să mă îndrăgostesc de  procese și proceduri. Prima mea diplomă este de învățător-educatoare, deci, ca să lămurim… „Educatoare” scrie pe diplomă, deci… Și ce-am învățat eu este că orice proces de business trebuie să pot să-l fac băbește, cu creionul pe hârtie. Dacă nu pot să-l fac cu creionul pe hârtie și să iau așa băbește – băi, ce trebui să se întâmple prima dată, ce trebuie să se întâmple apoi, ce trebuie să se întâmple la final? – atuncea nu  funcționează nici în lume reală oricât mi-aș imagina. Deci, pentru cei care îi sperie partea tehnică și nu au background de inginer, orice lucru poate fi desenat cu creionul pe hârtie și explicat ca la țară, așa…

RC: (00:10:24) Dar, de fapt ce faci acolo este cu adevărat programare.  E chestia asta care noi o vorbim băbește pe hârtie, nu știu de ce oamenii se sperie de programare. Au impresia că e o magie. Nu este, nu este ceva complicat, orice om poate, dacă își ia câteva weekend-uri și ia un curs bun de începător, poate să învețe să facă niște progrămele simple. Asta e tot ce ai nevoie ca să-ți pui bazele. 

ȘI: (00:10:51)  Da! Vream să împărtășesc și momentul meu de, când am fost…. Pentru că, pregătindu-mă pentru discuția noastră de azi, am scris fix același lucru care ai spus tu, când a trecut echipa de douăzeci de oameni. Fără să ne vorbim înainte, deci, practic în momentul în care am avut mai mult de douăzeci de oameni în echipă, am început să mă mișc mai greu decât un calculator cu o sută de programe deschise deodată. Și am început să caut soluții, să citesc. Țin minte atuncea că citeam niște cărți în engleză cu dicționarul lângă mine și cu…foarte greu mergea. Mergea ca un tractoraș din ăla vechi, de C.A.P.  Dar, da, ăla a fost și momentul meu în care am început să zic: ok, așa numai merge! Adică peste, cred că este un plafon – cu cinci oameni cu zece oameni o mai duci, chiar dacă mai greu – dar deja când treci de 15-20 de oameni în echipă,  fără procese și proceduri devin lucrurile foarte complicate.

RC: (00:12:14) Da. Aceeași experiență a fost și la mine.

ȘI: (00:12:20) Am putea împărți oamenii în două categorii? Crezi că sunt oameni care urmăresc natural procesele, procedurile și oameni care nu? 

RC: (00:12:30) Cred că există tendințe. Îmi aduc aminte când mi-am făcut prima dată LAB Profile – pentru cine nu știe Language and Behaviour Profile, este o modalitate de a-ți crea un profil de comportamente, de tendințe comportamentale bazat pe modalitatea ta naturală de a folosi limbajul – și… când mi-am făcut prima oară profilul, am ieșit aproape de 100% la opțional. Deci sunt două tipare acolo: opțional și procedural, opționalii sunt mai creativi, proceduralii sunt mult mai înclinați să urmeze, să urmărească proceduri, să vorbească în proceduri. Și îmi aduc aminte că, după ce am înțeles rolul procedurilor și le-am implementat  în companiile mele după aia în alte companii, după care am încercat să creez sisteme din asta, acum după câțiva ani, când mi-am refăcut profilul,  eram nouăzeci și ceva % pe proces, proceduri. Cred că venim normal cu o anumită tendință – cu tendința de a fi opțional, de a sări de la una la alta, de a avea multe opțiuni mereu în cap, sau cu partea cealaltă în care ai nevoie de o structură clară și să știi care e următorul pas și exact cum trebuie să acționezi – dar cred că se pot antrena amândouă și că amândouă sunt extrem de folositoare dar în contexte diferite. Mi se pare o tâmpenie să fii opțional când faci lucruri repetitive și mi se pare o tâmpenie să fii procedural când vrei să inovezi.  

ȘI: (00:14:24) Hai că tu mi-ai răspuns și la întrebarea următoare! Deci practic rezumând, zici  că sunt două tendințe, oameni care urmăresc în mod natural procedurile, într-un anumit context, și oameni care nu urmăresc în mod natural procedurile.

RC: (00:14:44) Da, dar nu cred că este  o chestie care îți este dată. E pur și simplu contextul în care ai trăit și poți să o înveți sau să o dezveți.  Nu e…

ȘI: (00:14:52) Exact cum ai spus tu. Practic, la început erai în extrema de a nu urmări procedurile după care ți-ai făcut profilul din nou, după ceva timp, și ai văzut că s-a modificat. Deci nu e că așa ești și așa o să mori…

RC: (00:15:06) Da, cred că e foarte bine să facem distincția asta, că am văzut oameni care erau îndrăgostiți de LAB Profile și ziceau: „eu nu pot, eu sunt opțional”; „eu nu pot, eu sunt procedural”, îmi venea să-i arunc de la etaj!  

ȘI: (00:15:21) Îi bați până le trece! 

RC: (00:15:25) Am și procedură pentru asta!

ȘI: (00:15:31) La cap, nu la altceva. Ok, bun! Păi, dacă sunt, dacă urmăresc în mod natural procedurile și am chestia asta în mod natural, care sunt, care ar fi punctele mele forte și care ar fi punctele mele slabe? Și pe urmă să vedem și la oamenii care nu urmăresc procedurile în mod natural, care ar fi punctele lor forte și punctele lor slabe? 

RC: (00:15:57) Consider ca opțional, ca om care nu-i este unor să urmărească proceduri, partea interesantă este că le ușor să le creeze, nu știu de ce se întâmplă asta, le e ușor să creeze o procedură, le e foarte greu să o urmărească. Dar ce văd este că oamenii opționali, ca și dezavantaje, reinventează mereu roata. Și dacă într-un business, sau în orice ai tu de gând să faci, de fiecare dată reinventezi roata, nu te bazezi totuși pe niște fundamente și inovezi doar acolo unde este nevoie, îți va lua enorm de mult să ajungi unde vrei. Este ca și cum eu m-aș apuca acum  să fac o companie de mașini și eu în loc să iau totuși procedurile de producție, ce înseamnă un șasiu bun, ce înseamnă o roată bună, deja de la mașinile care există și să inovez  poate pe propulsie, să inovez pe design, îmi va lua o sută de ani să ajung la o mașină cât de cât ok, că eu încerc să inovez  toată nebunia. Pe de altă parte, beneficiile opționalilor este, sunt că pot să pornească foarte ușor lucrurile, nu au nevoie de, nu au nevoie de claritate în viitor, de care trebuie să fie următorii pași ca să ajungă într-un anumit punct. Pur și simplu pot să înceapă de la primul pas și văd ei mai încolo. Iar asta este o abilitate extrem de necesară  în antreprenoriat și mai ales, uite, cum avem acum un moment de criză. Dacă ai nevoie să știi care îți vor fi pașii pe săptămâna viitoare vei avea o foarte mare problemă să acționezi acum, pentru că lucrurile se schimbă cu o atât de mare viteză încât nu poți să claritatea asta. Și pur și simplu ai nevoie să acționezi pe ce vezi în față și apoi vei vedea încă un pas în față și după aia încă un pas în față și așa mai departe. Pe când proceduralii, ăsta e dezavantajul lor în contexte de criză, în contexte, de a realiza ceva care nu a mai fost realizat, de cele mai multe ori se blochează pentru că nu au procedura, nu au pașii următori. Asta una, dar pe de cealaltă parte, ca și beneficiu, poți să ai rezultate absolut remarcabile fiind doar cel mai consecvent din parcare. Cei mai buni vânzători pe care i-am văzut vreodată nu erau cei mai talentați dar erau cei mai consecvenți, urmăreau procedura aia   care ei știau că funcționează de fiecare dată, cu fiecare client, în fiecare dimineață, în fiecare seară. Și faptul că un vânzător talentat se adresa la douăzeci de prospecți și convertea zece dintre ei în clienți, vânzătorul ăsta reușea să se adreseze la o sută și convertea treizeci dintre ei.  Unul avea la final zece vânzări, celălalt treizeci de vânzări.  De asta zic că sunt cumva, fețele sunt opuse, ca și perspective, dar ai nevoie de ele împreună, cel puțin în antreprenoriat. Dacă ești angajat este foarte bine să fii procedural, dacă ești manager ai nevoie de și de proceduri și de ceva opțiuni. Dar ca antreprenor mi se pare că ai nevoie să ți le echilibrezi, să fii destul de bun pe ambele. Care e perspectiva ta asupra…?

ȘI: (00:19:26) Ai spus o chestie foarte mișto mai devreme și aș vrea să o readuc că-i, e importantă și ai spus-o repede. Metafora cu mașina pe care ai dat-o mai devreme că, dacă te apuci să faci un business cu producție de mașini și te apuci să inventezi absolut tot de la șasiu la roată, o să-ți ia enorm de mult și în loc să te focusezi pe câteva lucruri, să te concentrezi pe câteva chestii unde chiar poți să fii genial, o să pierzi foarte mult timp inventând, reinventând apa caldă, cum îi spun eu, sau roata la mașină și practic asta este, asta e, mi se pare, cheia aducerii acestor două extreme împreună, pentru că-ți alegi pe ce vrei să urmezi proceduri, pe ce nu vrei să inovezi, pe ce vrei să meargă sigur pentru că, până la urmă, procedurile asta sunt – o cale bătătorită, „best practice” – băi, așa obținem cele mai bune rezultate…           

RC: (00:20:36) Și cele mai predictibile. 

ȘI: (00:20:39) Și cele mai predictibile, da? E calitate și predictibilitate. Ce merge și pe ce vrei să inovezi, pentru că, dacă vrei să inovezi tot, o să fie foarte greu!     

RC: (00:20:54) Apropo de, apropo de asta, scuză-mă, întrerup puțin, nici nu mai țin minte dar enorm de multe cazuri am avut – îmi aduc aminte când am făcut în doi ani de zile consultanță cu trei sute de business-uri, prin Mastermind-uri, pe ideea de a le dubla pe toate – și îmi aduc aminte că aveam un număr extrem de mare dintre ei care trebuiau să-și facă site de eCommerce. Era acum mai mult timp, în care nu toată lumea avea eCommerce. Și îmi aduc aminte cum reinventau designurile – unul își făcea design negru pentru că vrea să fie diferit, cu background total negru și textul alb și alte culori, altul își punea produsele în nu știu ce altă modalitate unde trebuia să fii puțin detectiv să găsești butonul – și întrebarea mea de fiecare dată era: mă, dar de ce nu vă uitați la cele mai mari magazine online, copiați exact ce-i acolo și după deveniți mai buni prin, nu știu, prin timpul de livrare?  

ȘI: (00:22:03) Răzvan, nu ți-e rușine, cum să copiezi, mă, de la cei mai buni? 

RC: (00:22:13) Dar … exact, exact! Exact chestia asta avem, nu știu de ce avem nebunia asta în noi de multe ori vrem să reinventăm partea fundamentală a lucrurilor și… dar nu ne ducem să inovăm acolo unde chiar avem șansă să inovăm, unde chiar putem să aducem valoare prin a inova.  

ȘI: (00:22:33) Da, în loc să iei eMAG-ul, care a investit milioane – iau eMAG-ul ca nume generic acuma, că poate să fie la fel de bine Amazon sau oricare alt site care a investit milioane în cercetare și în Analytics și în studierea comportamentelor utilizatorilor lor – și să construiești peste chestia aia, să vii să construiești peste și să îți aduci unicitatea ta și contribuția ta, originalitatea ta peste treaba aia? Nu, vrei să o iei de la zero, hai să facem de la început!    

RC: (00:23:08) Hai să fiu original!

ȘI: (00:23:10) Da, exact, hai să fiu original, să fie… dar putem să facem și așa și putem să facem și altfel! Știi ce-am observat? Că treaba asta merge la început, știi, mai ales pentru antreprenorii tineri – am fost și eu acolo – și la început, când ai foarte multă energie și ai foarte mult fler, i-aș spune, nu se simte, știi, pentru că, din cauză că ai foarte multă energie la douăzeci și ceva de ani, pare că lucrurile merg și mai faci o schimbare și mai dai lucrurile peste cap și reinventezi totul peste noapte că ai visat tu ceva colorat și pare că funcționează. După care, la un moment dat, chestiile astea se adună, știi, ca și efectul compus, legea efectului compus, se tot adună și pur și simplu pare că se prăbușesc peste tine. Ăsta e efectul care l-ai simțit și tu, și eu, la peste douăzeci de colegi în echipă, când, la început mergea cu câțiva, după care la un moment dat a devenit atât de apăsător și atât de greu pentru că trebuia să iei și să iau toate deciziile. Și, da, nici energia nu e, nu rămâne acolo forever, nu rămâne pentru totdeauna, se termină, mai ales la un moment dat, când nu mai ai chiar 20 de ani, se schimbă puțin ritmul biologic. 

RC: (00:24:45) Eu, eu am avut foarte mare noroc, de când mă știu am fost leneș și atunci, cum să zic, sunt dispus să stau două zile să pregătesc ceva astfel încât să pot să fac un lucru extrem de ușor în juma’ de oră, decât să-mi ia o săptămână să-l fac. Lenea, la mine cel puțin, așa s-a … că e o lene combinată cu nevoia de a atinge rezultate mari. Și nu pot să scap de niciuna dintre ele. Mi-e și lene să tot muncesc dar vreau rezultatele alea foarte mari. Și atunci procesele și procedurile au fost salvarea mea în cazul ăsta, pentru că puteam să lucrez la ceva timp de o săptămână, două sau o lună, dar după, acel ceva putea să-mi aducă rezultate pe următorii cinci ani.  

ȘI: (00:25:38) Da, norocul tău că vrei rezultate mari!  

RC: (00:25:45) Și apropo de asta, diferența dintre opțional și procedural sau dintre creativ și procedural, creativitate și proceduri, există foarte bine împărțită în companii, și în companiile mici vezi mereu greșeala asta și anume ce înseamnă de fapt separarea procedurilor de creativitate, înseamnă separarea R&D-ului de operațiuni, adică separarea – R&D înseamnă Research and Development, cercetare și dezvoltare – partea de cercetare și dezvoltare să fie separată total de operațiuni. Adică ce înseamnă asta mai exact, înseamnă separarea creației de procese și proceduri, de urmărirea proceselor și procedurilor. Ceea ce fac majoritatea companiilor este reinventează procedurile în timp ce urmăresc procedurile. Și asta duce de fiecare dată la lipsă de predictibilitate, la timpi mai lenți, la cheltuieli mai mari decât ar trebui să fie, dar modalitatea în care o companie gestionează asta este prin a separa creația de proceduri și procese și testarea lor într-un departament sau echipă de R&D, sau mai multe echipe de R&D, iar apoi, după ce s-au testat, după ce s-au verificat, se implementează în echipele de operațiuni. Și atunci lucrurile pot să coexiste.

 ȘI: (00:27:12) Dacă-mi dai voie, la modul concret, pentru …dar nu ai…nu toate companiile au R&D, Cercetare și Dezvoltare, dar ai o echipă de vânzări de zece oameni sau cinci oameni și pur și simplu prima dată testezi ceva cu un om sau doi: „băi, voi doi de-acuma faceți așa, să vedem, uite, facem un test o săptămână, două, să vedem ce iese” și, după ce acel lucru se validează, pe urmă îl generalizezi la toată echipa de zece oameni. Asta ilustrează ce ai vrut să spui?  

RC: (00:27:52) Da, în cuvinte foarte simple și pentru companii mici, exact asta, da! Pentru companii mai mari, acolo lucrurile nu mai sunt atât de simple pentru că schimbarea unei proceduri, în momentul în care ai 500 de angajați, în momentul în care schimbi acea procedură, dacă nu o testezi extrem de bine la mai multe nivele, poți să dai peste cap întreg fluxul. Și atunci există niște reguli și o modalitate de introducere treptată a noilor proceduri, pentru a te asigura că nu se întâmplă o nebunie de genul ăsta. Dar în companiile mici, exact așa cum ai spus tu se aplică.   

 ȘI: (00:28:33) E un mod de viață, chestia asta cu procesele și procedurile cu a gândi, un mod de gândire, de a gândi în procese și proceduri?  

RC: (00:28:43) Nu este dar ar trebui să fie.    

ȘI: (00:28:46) Dacă, să spunem că, ok, te-ai prins că, băi, pierd prea mult timp reinventând apa caldă, și tot timpul vreau să fac altceva, și-mi înnebunesc echipa și, uite, tocmai am ascultat interviul ăsta cu Răzvan și mi-am dat seama că sunt, cum i-ai zis, opțional sau creativ și că inovez acolo unde nu-i cazul să inovez. Ok, cum îmi schimb modul ăsta de gândire, de… modul asta de…?      

RC: (00:29:16) Cred că un lucru pe care l-am învățat de la tine a fost faptul că o conștientizare care m-a ajutat enorm de mult când tu mi-ai adus-o și anume că toți oamenii au o abilitate și au și opusul abilității în același timp. Nu există om care să poată să fie doar procedural, adică doar să urmărească proceduri, și nu există om care este doar opțional. Avem contexte în care respectăm foarte bine opusul și cred că primul punct în toată nebunia este să identifici unde sunt contextele unde urmărești ușor proceduri, unde sunt contextele în care gândești ușor în proceduri. Poate nu o faci în business, dar poate o faci atunci când gătești. Ai  contexte cu siguranță în care faci asta și cred că ajută enorm de mult conștientizarea faptului că poți să o faci și că există deja în viața ta, nu trebuie să o aduci de nicăieri ceva ce tu nu ești. După care nu mi se pare că este cu nimic diferit de a exersa orice abilitate. Vrei să devii bun la tenis, ce faci? Păi, joc zilnic măcar jumătate de oră sau o oră. În primul rând este extrem de important să joci. Da, citești, da, înveți diferite metodologii, înveți cum se face notația BPMN 2.0, ca să poți să îți notezi procesele mai coerent și să le vezi mai bine, dar nu va putea nimic să înlocuiască exercițiul. Și, bun, tu mă știi, eu când mi se pune pata pe ceva devin obsedat de lucrul ăla și nu mai aia visez până când am exersat destul de mult acel lucru încât să-l înțeleg fundamental. Aia e modalitatea mea, dar nu se aplică la toată lumea și oricum nu o recomand la toată lumea pentru că azi te trezești cu unul în fața ta și mâine te trezești cu altul că e, a apărut o nouă obsesie. Însă, să ai disciplina să creezi timp de treizeci de minute procese și proceduri începând de la chestii simple, de la chestii din viața ta personală și din business, lucruri simple. Cum se face pas cu pas  un lucru? Cum se face pas cu pas un alt lucru? Care este checklist-ul, care este lista de bifat pentru a realiza un lucru bine? Și aici sunt lucruri simple. Atunci când faci duș, eu inclusiv am o procedură și probabil toată lumea are o procedură inconștientă de făcut duș. Eu am încercat să mi-o îmbunătățesc. Cum reușesc să fac cât mai multe lucruri pentru sănătatea, pentru igiena mea în cât mai puțin timp? Cum pot să fiu cel mai eficient? Și am învățat pe unde să-mi las produsele, pe care să le folosesc unul înainte de celălalt și în ce ordine să fac toată povestea, astfel încât să nu trebuiască să stau vreodată mai mult de treizeci de minute în baie, lucru care m-ar dispera.  

ȘI: (00:32:34) Deci, practic, în viața personală procesele și procedurile sunt obiceiurile și în loc să ne prefacem că nu există, să ne dăm seama că de fiecare dată începi să te speli pe dinți exact din același loc. De fiecare dată tragi pantalonii fix cu același picior și așa mai departe. Adică lucrurile astea sunt în natura noastră umană, nu este că le reinventăm acuma. Idea e să devii conștient de ele și să vezi, ok, e asta cea mai eficientă modalitate de a mă spăla pe dinți sau e modalitatea corectă? Pentru că am mers la dentist și m-a învățat o nouă procedură la propriu, adică asta-i chiar e fapt real, acum doi ani, în care mi-a spus: „uite așa se perie dinții ”că nu mi-a spus nimeni cum se perie dinții, îi periam și eu cum am apucat și mi-a explicat, uite, dacă vrei să fii mai eficient faci așa. Și i-am spus ok, nu m-am gândit la asta! Există o modalitate mai bună  de a peria dinții. Deci oricum facem lucrurile astea doar că există, adică în momentul în care devenim un pic conștienți de ele, putem să le îmbunătățim pentru a obține rezultate mai bune, pentru a obține acea calitate pe care o vrem și în mod predictibil de fiecare dată obții acel lucru.

RC: (00:33:59) Acum câteva luni de zile mi-am schimbat procedura de pune pantalonii pe mine. Înainte puneam pantalonii pe mine și apoi îmi puneam șosetele, lucru care era de fiecare dată mai greu pentru că pantalonii, după ce-ți pui și cureaua și așa mai departe, te incomodează să ajungi exact să poți să-ți pui șosetele și mi-am schimbat procedura. Prima oară îmi pun șosetele după care îmi pun pantalonii pe mine. A fost un lucru extrem de simplu. Același lucru, procedura mea, mă trezesc la 04.00 în fiecare dimineață și procedura mea era să  ies, să vin în, știi, în terasa care o am înspre exterior, să deschid ușa pentru Happy, pentru  cățel,  să-i dau de mâncare, să-i pun de mâncare afară după care îmi făceam o cafea și îmi luam cafeaua și mergeam cu ea în birou. Dar mi-am dat seama că pierdeam timp pentru că, dacă, când intram pe ușă, în loc să mă duc să-i deschid ușa lui Happy și să-i pun mâncare, înainte dădeam drumul la espressor, până îi dădeam de mâncare, cafeaua era deja gata. Sunt lucruri simple dar asta e modalitatea în care, faptul că te obsedează lucrul ăsta ajunge creierul tău să funcționeze în, în modalități de genul ăsta și de la lucrurile astea simple ajungi să, în concepte gen „lean manufacturing” și alte modalități de a itera și eficientiza procedurile și de a aduce îmbunătățirea în companii, de a aduce îmbunătățiri constante în, la oamenii tăi. Pentru că, am mai zis de foarte multe ori, scopul nu este, foarte mulți antreprenori  prea benevoli, vor să-și plătească oamenii cât mai bine pentru că este despre ei, simte că spune ceva despre ei faptul că își plătesc oamenii mai bine decât alte companii. Dar, dacă îți plătești oamenii mai bine decât companii, decât celelalte companii și ei produc aceleași rezultate, nu faci altceva decât creezi inflație. Cea mai sănătoasă modalitate să te uiți la asta, dacă vrei să ajungi să-ți plătești oamenii bine este creează procese și proceduri care măresc productivitatea oamenilor și atunci îi plătești raportat la rezultat, la fel ca și concurența, doar că oamenii tăi aduc cu 50% sau cu 100% mai multe rezultate pe aceeași perioadă de timp  datorită acelor procese și proceduri.

ȘI: (00:36:43) Foarte fain asta. Înainte să trecem la companii, că și eu vream să te întreb de cum se aplică în business, aș vrea să mai spun ceva pentru cei care nu sunt obsesivi compulsivi, să iasă totul cât mai eficient. Băi, lasă-mă cu eficiența asta că eu vreau să  trăiesc și să mă simt bine nu mai tot atâta să-mi fac cafeaua mai eficient, și să-mi  hrănesc câinele mai eficient. Nu sunt toți ca noi, deci îi înțeleg și pe cei care vor să se bucure un pic de, de viață, dar pentru ei aș recomanda să se gândească la acele proceduri critice care le afectează viața și care nu-i lasă să se bucure de viață pentru că, dacă te duci într-o călătorie  și nu ai un checklist să-ți bifezi ce-ți iei cu tine și ți-ai uitat încărcătorul de telefon, chestia aia îți creează foarte mult disconfort.

RC: (00:37:48) O, da! 

ȘI: (00:37:49) Dar eu, nu mai eu știu câte încărcătoare am uitat! Că n-am respectat checklist-ul. Am checklist de călătorie doar că au fost 2-3 dăți când nu l-am ținut și atuncea am uitat câte ceva. Dacă îți uiți pașaportul și te trezești la aeroport că nu-l ai e trist! Deci cei care nu sunt neapărat pasionați de eficiență pot să înceapă cu acele proceduri critice în viața  lor, ce îi afectează foarte tare, ce are impact mare și le încurcă existența.

RC: (00:38:37) Apropo de asta direcția, pentru că sunt, sunt de acord cu tine, sunt de acord cu tine pe faptul că te doare mai tare să nu urmărești procedura decât durerea de a urmări procedura, numai că problema cea mai mare este că durerea de a nu urmări procedura nu este acum, este mai încolo. Și atunci, pentru că așa ne funcționează creierul preferăm o durere mai mare mai târziu decât o durere mai mică acum. Dar al doilea lucru nu e neapărat vorba de a fi obsedat de eficiență. Pentru mine a apărut nevoia pur și simplu să știu că sunt în control, în controlul meu, pentru că oricum urmărim o procedură fie că vrem, fie că nu vrem. Urmărim o procedură de spălat pe dinți, urmărim o procedură de făcut sex, urmărim o procedură de scos câinele afară, urmărim o procedură de a face cafea, urmărim o procedură de a găti.  Oricum urmărim o procedură dar ideea este, dacă tot o facem, vreau să știu că măcar am ales-o eu să fie cea mai bună pentru mine. Să-mi aducă, dacă nu vreau să-mi aducă eficiență în timp măcar să-mi aducă o plăcere mai mare, un enjoyment mai mare. 

ȘI: (00:39:55) Super! Hai să vedem cum se aplică lucrurile astea în firmă și după asta aș vrea să te întreb despre procesul sfânt, despre procesul cu care ai făcut cea mai mare diferență în viața ta personală, despre procesul care a făcut cea mai mare diferență în viața ta personală? Deci profesional, personal și la fel o să spun și eu. Dar acum hai să ne întoarcem cum să aplică în business. Am vorbit despre căței, despre cafea, despre duș. Hai să vedem cum s-ar aplica în business și cum… cum e cu procedurile și cu procesele astea în business? 

RC: (00:40:36) Ideea simplistă este că cea mai bună procedură, de cel mai mic nivel, și astea sunt cele mai multe în orice companie, sunt checklist-urile. Adică ce pași am de bifat, în ce ordine, ca să asigur că fac o treabă bună și că nu creez probleme și că livrez o muncă predictibilă. Iar aceste checklist-uri se aplică al absolut orice se face în mod repetat. Nu este nimic care-l facem în mod repetat care, căruia nu i se poate aplica un checklist. Ideea principală este să plecăm de la modul în care facem acum lucrurile, nu neapărat să plecăm de la un mod îmbunătățit de a face lucrurile. Avem nevoie de o radiografie a modului în care lucrăm în prezent pentru a putea să îmbunătățim acel lucru. Dar cea mai mare problemă pe care eu o văd nu este neapărat în crearea de proceduri, cel puțin în business-urile românești, ci este în urmărirea procedurilor, pentru că noi nu avem o cultură pentru asta. Noi avem impresia că, dacă urmărim o procedură, suntem mai proști ca alții care fac după capul lor. Avem impresia că este o denigrare a propriei noastre identități să urmărim proceduri. Și antreprenorii au o foarte mare vină în, într-o astfel de cultură socială, pentru că nu se pune preț pe „uite, cât de bine reușește o persoană să urmărească o procedură repetat de fiecare dată și să livreze același rezultat”, noi punem preț pe cei care realizează rezultate excepționale o dată la ceva timp.

ȘI: (00:42:44) Și de fapt este … eroi apar în situații de criză și nimeni nu-și dorește acele situații de criză. Dar toată lumea laudă eroii și de fapt încurajează situațiile de criză.

RC: (00:43:01) Foarte bine spus și în… e vorba și faptul că nu realizăm, nouă ne plac eroii dar ne plac eroii când reușesc. Dar eroii, ca să reușească o dată în mod excepțional, eșuează în zece alte încercări. Și nu poți să construiești o companie bazată pe asta. Sustenabilitatea unei companii este dată de respectarea proceselor și procedurilor. Creșterea companiei este dată de două lucruri: de creativitatea în partea de a eficientiza aceste procese și proceduri  sau de scalare a proceselor și procedurilor – dacă acum urmăresc treizeci de oameni aceste procese și proceduri, să urmărească o sută de oameni acele procese și proceduri…

ȘI: (00:43:49) Da, am pus întrebarea cum e cu procesele și procedurile în companii și ai spus că antreprenorii sunt cei care au încurajat să nu fie urmărite, în loc să încurajeze oamenii care obțin rezultate predictibile și la calitate înaltă tocmai datorită faptului că urmăresc procedurile.

RC: (00:44:11) Iar modalitatea prin care încurajezi astea este unu, să aduci complimente și laude pentru asta, e cea mai simplă modalitate dar, din nou, este o lege universală ceea ce se premiază se repetă, ceea ce se penalizează se, se oprește. Există un motiv pentru care așa avem construite legile, există un motiv pentru care avem nevoie de ele și există un motiv prin care mărimea premiului arată importanța realizării sau respectării procedurii, iar mărimea consecinței, din nou, arată importanța nerespectării procedurii. De multe ori importanța respectării procedurii este mai mică decât importanța nerespectării ei. Dar liderii, ăștia New age, care au trecut într-o extremă de totul trebuie făcut doar cu binele, și plăcut și cu mângâieri și cu laude și cu tot buru-buru posibil și-au pierdut însă ouțele să aplice ceea ce știau că au nevoie să aplice, pentru că este rolul lor să controleze contextul. Nu este rolul angajatului să controleze contextul, de aia ești acolo, ești acolo ca lider să controlezi contextul, iar modalitatea prin care controlezi contextul este prin a aplica acele consecințe și premii pe lucrurile care cu adevărat contează și de a nu face rabat de la acest lucru. În felul ăsta fiecare angajat are predictibilitate pe colegii lui. Și de fiecare dată, când zic de lucrul ăsta, mi se spune: da, dar asta nu stresează prea mult oamenii?  Ideea este că ceea ce nu se înțelege este că stresul mare nu este adus de consecința unui lucru care stă 100% în puterea oamenilor. Cel mai mare stres este adus de lipsa de predictibilitate. Eu nu mă stresez pentru lucrurile care stau 100% în puterea mea și știu că pot să le controlez.

ȘI: (00:46:27) Foarte mișto asta cu „cel mai mare stres e dat de lipsa de predictibilitate” pentru că asta ne sperie nu, frica e ceva în viitor, nu este nimic real în prezent. Hai să luăm două situații concrete. Uite, ai spus foarte fain mai devreme că practic pornești un business de la ceea ce ai acum, la fel cum dădeam noi exemplele în glumă mai devreme, la nivel personal, că oricum te speli pe dinți, oricum îți tragi pantalonii dar ce faci deja lucrurile astea, faci duș deja și tu ai zis la fel și în business începi de la ceea ce ai deja.

RC: (00:46:09) Da 

ȘI: (00:46:09)  Da? Lucrurile care le faci deja. Hai să continuăm un pic pe ideea asta după care să te întreb ce faci când începi de la zero. Când nu ai mai făcut ceva, când începi un proiect de la zero. Dar acuma hai să vedem, deci faci deja ceva, să zicem că faci vânzări și în compania ta micuță, mijlocie, mare, vânzările se întâmplă deja de ceva timp. Cum aplici modul ăsta de gândire în sisteme, procese și proceduri mai departe?

RC: (00:47:44) Totul începe cu a face lista lucrurilor repetitive care se întâmplă. De exemplu, dacă ne referim la vânzări, care este lista lucrurilor repetitive care se întâmplă în procesul de vânzări? Hai să nu-l numim proces că încă nu ai procese, hai să zicem în modul vostru de a face vânzări, care sunt lucrurile repetitive care se întâmplă? Păi, unu, răspundem la telefon pentru prospecții noi. Da? Să zicem, un altul facem oferte, un altul prezentăm ofertă, un altul facem contracte, un altul… și așa mai departe, da? Apoi, după ce am făcut lista cu toate aceste lucruri repetitive, ideea este facem pentru fiecare o listă cu care sunt pașii care trebuie, care în acest moment ne asigurăm că se întâmplă. Chiar dacă o facem în mod inconștient. Păi, atunci când răspundem prima oară unui prospect, ce ne asigurăm că se întâmplă: unu, că îl salutăm așa cum trebuie, doi, îl întrebăm de unde are telefonul nostru sau cum a ajuns să ne contacteze, trei, îl întrebăm despre nevoia lui, de ce ne-a contactat și așa mai departe și, după ce avem partea asta de început, trebuie să ne asigurăm că toți oamenii le cunosc și fiecare procedură are consecință de neurmărire. De ce vrem să punem consecință de neurmărire? Pentru că nu vrem să dăm libertate oamenilor  în a nu urmări procedurile. Unde vrem să dăm libertate oamenilor este în a veni cu îmbunătățiri la acele proceduri. Pentru că, dacă dăm libertate oamenilor în a urmări procedurile, nu există nicio motivație să îmbunătățim procedurile. Și asta este, din nou, o muncă de echipă mai ales când ești mic, mai ales în contextul asta de, în care vorbim. Și…

ȘI: (00:49:50) Practic, dacă…, îmi dai voie un pic.

RC: (00:49:52) Te rog.

ȘI: (00:49:53) Sunt ca legile, de fapt, procedurile. Ca sistemul de legi dintr-o țară, conține niște proceduri. Ce se întâmplă, adică acum, uite, proceduri de circulație: care este viteza maximă legală, ce se întâmplă când o depășești…? Știi de la început ce se întâmplă când o depășești, da?, nu e o surpriză că tocmai ai luat o amendă și ce ghinion ai avut că ai luat o amendă! Nu, chiar dacă crezi tu că ai ghinion, știai de la început care e consecința, care e riscul dacă te prinde cu 90 în localitate, când indicatorul acolo e de 50!

RC: (00:50:40) Exact! Cunosc foarte bine lucrul ăla!

ȘI: (00:50:43) Și eu la fel! De-aia, de fiecare dată când luam amendă, sau când mi-au luat carnetul, nu eram supărat. Adică…  

RC: (00:50:52) Când am adus ultima mașină din România, tocmai acuma când s-au blocat toate am primit și eu șapte amenzi prin poștă!                                                                        

ȘI: (00:51:01) Da, e … și spui că ai avut ghinion, așa e? E ghinionul!

RC: (00:51:10) Da!

ȘI: (00:51:11)  Am avut ghinion! Dar, da, antreprenorii, încă le e teamă să facă chestia asta, să facă legătura între „băi, așa funcționează lucrurile, așa funcționează sistemul de legi, dacă legea aia nu ar avea o consecință, fii sigur că nu ar mai respecta-o nimeni. Adică, de ce să mai mergi cu 50 în localitate, dacă nu se întâmplă nimic? 

RC: (00:51:36) Exact!   

ȘI: (00:51:37) Da? Nu avem nicio, niciun motiv, și atuncea, practic, dacă lucrurile se explică așa, dacă se aplică așa și oamenii înțeleg că e un lucru normal. Adică, avem consecințe tocmai pentru că altfel nu-și asumă nimeni nimic și n-o să respecte nimeni nimic. Și , în plus, le dai oportunitatea să îmbunătățească procedurile alea, dacă nu le convine, să vină să spună: „băi, hai că putem face mai bine, uite am găsit eu o modalitate mai eficientă” și oamenii sunt deschiși și ascultă, mai ales într-o companie mică în care toată lumea vra să iasă mai bine și să fie mai productivi, mai eficienți. Atuncea nu au de ce să se supere. 

RC: (00:52:29) Apropo de asta, cea mai ușoară modalitate să faci oamenii conștienți de… și să nu zică absolut nici unul nici pâs când vine vorba de aplicarea consecințelor este să-ți aduci echipa împreună, sau o parte din echipă, și să-i pui să facă liste de probleme pe care le au față de celelalte departamente. Ce fac celelalte departamente care le îngreunează lor munca? Și încep și spun: „păi, ăla nu-mi trimite la timp aia”, „eu trimit mailul ăla și de multe ori trebuie să revin cu nu știu ce”, „îmi trimite avizul ăla dar nu este completat nu știu cum”, „îmi trimite datele pentru contract dar îi lipsește mereu lucrul ăla”, „face o oferă dar lipsesc nu știu ce puncte din ea, și eu după aia trebuie să refac în contract”, și așa mai departe. Imediat încep, când îi pui să găsească problemele altora, este puzderie ce este pe-acolo! Și, după asta, fiecare cu întrebarea: „ți-ai dori ca, colegul tău, să știi că are o consecință dacă nu-ți face lucrul ăla exact în modul în care tu ai nevoie?” „O, da, că mi-ar ușura munca dacă mi-ar face-o mereu așa!” Și apoi ei înțeleg de fapt beneficiul procedurilor. Da, pe ei îi îngrădesc puțin dar, în același timp, le oferă libertate enormă, pentru că au predictibilitate pentru munca de care ei depind de la alții.

ȘI: (00:53:57) Așa adună colega mea documentele, de la contabilitate de la colegi, știi? Le spune „până în data de îmi trebuie toate facturile, contractele, bonurile, ta-ta-tam, ta-ta-tam. Cine nu mi le dă până în data de va plăti 50 de lei!”   

RC: (00:54:14) Perfect!                                                                               

ȘI: (00:54:15) Adună tu de la 30 de oameni documente până la data de, dacă nu are nimeni nicio consecință! „Păi, stai că am uitat, că nu ua-ua, că n-am văzut, că e-mailul, că n-am văzut mesajul”, le-aduni în 10 zile, știi, dacă nu, nu le aduni… mai ales că e colega noastră… știi, e colega ta, nu?, hai că mai se poate și-așa, lasă că-i dau mâine!   

RC: (00:54:42) Exact! Dar tu nu te gândești pentru că …nu din răutate nu te gândești dar tu nu cunoști munca celeilalte persoane să-ți dai seama cât de mult dai, o dai peste cap pentru o mică chestie a ta, care pentru tine era foarte simplă de făcut, dar pentru că tu îți imaginezi „dacă e simplă pentru mine atunci, hai că nu moare celălalt”, nu-ți dai seama cât de mult îngreunezi procesul celuilalt! Și până la urmă nici nu-i treaba ta să le realizezi asta, e treaba liderului să impună regulile astfel încât toată lumea să poată să performeze la maximum. Și, apropo de asta, inclusiv liderii, inclusive liderul principal al companiei, fie că este antreprenorul, fie că este CEO, are nevoie de proceduri și consecințe pe acele proceduri. Și oamenii lui depind de anumite lucruri repetitive pe care le face, de exemplu, antreprenorul, ca să poată să-și facă treaba bine. Așa că nu este doar despre angajați, și definiția mea pentru consecințe este așa: consecințele bune sunt cele care ne țin departe de partea noastră negativă iar consecințele rele sunt cele care ne aduc stres atunci când încercăm să performăm. Ce înseamnă asta? Consecințele bune sunt cele care sunt pe lucruri care stau 100% în puterea noastră.

ȘI: (00:56:10) Să dai documentele la contabilitate stă 100% în puterea ta.    

RC: (00:56:14) Exact!

ȘI: (00:56:15) Că bonurile alea tu le ai deja, adică nu e că trebuie să le mai iei de nu știu unde, sunt la tine. 

RC: (00:56:22) Exact! Consecințele rele, însă, sunt pe lucruri care nu stau 100% în puterea ta și nu fac altceva decât să aducă un stres care nu duce la performanță. De exemplu, pentru vânzători e simplu de exemplificat asta. Să pună o consecință pe numărul de contacte pe care trebuie să le facă într-o zi este foarte sănătos, duce la performanță pentru că îi ține de partea negativă a lor și anume să amâne, să nu facă ceea ce trebuie în fiecare zi, și anume să aibă un număr de contacte concret zilnic, să…

ȘI: (00:56:57) Adică un număr de telefoane sau e-mailuri   

RC: (00:56:59)Da. Să pun însă o consecință pe numărul de vânzări pe care le face într-o zi, asta aduce un stres care nu ajută la performanță, pentru că nu stă 100% în puterea vânzătorului să facă o anumită cifră de vânzări zilnic.  

ȘI: (00:57:17) Apropo de asta, două idei pe care aș vrea să le împărtășesc, una e că poți să începi în joacă consecințele, adică poți să începi cu 10 lei, știi, ok, ce faci dacă nu faci? Ce faci dacă întârzii la ședință? Data viitoare plătești 10 lei. Nu o să moară nimeni pentru 10 lei, dar, pur și simplu, conștientizezi că, băi, nu e ok să întârzii și să deranjez pe toată lumea. Întârzii azi, întârzii mâine, tu tot timpul întârzii. Nu, data viitoare 10 lei! Și al doilea lucru e, în prima metodologie de sistematizat și proceduralizarea firmei, pe care am studiat-o eu, recomandau să începi cu chestiile critice. Era cash collection, în Statele Unite erau cu cecuri și să… colectai cecuri. La noi ar fi, nu știu, echivalentul facturilor și follow-up-ului de facturi, era, de exemplu, pentru business-ul respectiv era critic, pentru că nu se înregistrau cecurile cum trebuie și pe urmă n-aveau bani de nu știu ce plăți, salarii și așa mai departe, și-au rezolvat o problemă foarte mare din cauză că foarte mulți sufereau și antreprenorul era super stresat. Prin faptul că au organizat procedura asta de preluare a banilor cum trebuie și la timp prima dată, băi, hai să vedem ce ne stresează cel mai tare în business, că poate sunt vânzările, poate servisările la clienți, poate sunt, poate e partea asta de colectare la timp a facturilor… Și începi de acolo, de unde doare, de unde-i buba cea mai mare, pentru că asta o să dea și o relaxare și o să vezi că „A! Funcționează! Super, merge!”    

RC: (00:59:22) Foarte bună perspectivă! Modalitatea în care eu o fac nu mă abțin la una, iau fiecare punct important dintr-un business, cam fiecare are… un proces de business normal este… avem o modalitate de a aduce prospecți, avem o modalitate de a converti prospecții în clienți, avem o modalitate de a livra și avem o modalitate de a menține clienții fericiți, de a sevisa sau de a … ce face, ce se întâmplă după și este important să identifici procesul critic pe fiecare din puncte, din sistemul ăsta al tău de business. Și să începi de acolo. Și o adăugare foarte bună de la tine este –  începi cu ăla care ți se pare cel mai dureros, care, unde ai cele mai multe probleme.   

ȘI: (01:00:23) Super. Apropo de chestia asta, povestește-mi un pic despre `procesul sfânt” și de ce îi spune așa. 

RC: (01:00:31) Da, i-am zis să, deci procesul sfânt este, din perspectiva mea, cel mai important proces din companie pentru că este cel care îți creează proceduri și procese noi, este cel care se asigură că procesele și procedurile sunt urmărite și este cel care îți ține  procedurile și procesele actualizate, în funcție de cum se schimbă business-ul. Și este un proces foarte simplu, zice în felul următor: dacă, de fiecare dată când apare o problemă, ca orice procedură sau proces, are nevoie de un declanșator. Ăsta e primul lucru care ar trebui stabilit pentru o procedură sau un proces, care e declanșatorul, ce trebuie să se întâmple ca persoanele responsabile să urmărească acel proces sau procedură. Iar declanșatorul pentru procesul sfânt  este că a apărut o problemă. Și prima întrebare este dacă există procedură pentru contextul în care a apărut problema. Dacă a apărut o problemă în contract, este o procedură de realizare contracte, dacă apărut o problemă cu un client care n-a primit la timp coletul este procedură de livrare și așa mai departe. Iar trebuie să răspundă la întrebarea asta. Dacă există procedură apoi următoarea întrebare este dacă a fost urmărită procedura. Dacă a fost urmărită procedura, asta duce la o nevoie de actualizare a procedurii, pentru că înseamnă că procedura respectivă nu ține cont de situația asta specifică.  Dacă  însă nu a fost urmărirea… urmărită procedura, atunci se aplică consecința asociată acestei proceduri. Ăsta este un alt lucru pe care trebuie să-l conțină procedură, are un declanșator, are un număr de pași, are responsabil și are consecință de neurmărire. Acum, dacă la prima întrebare și anume există procedură pentru contextul în care a apărut problema, răspunsul este nu, următoarea întrebare este: Asta este o problemă cu caracter repetitiv? Adică problema asta are un caracter  încât se mai poate întâmpla, mai există probabilitate să se întâmple? Dacă da, atunci se creează procedură, dacă nu, atunci se rezolvă problema și pur și simplu se merge mai departe. Și motivul pentru care l-am numit „procesul sfânt” a fost pentru că este lucrul la care țin cel mai mult în orice companie. Și de fiecare dată îl implementam și spuneam: ăsta trebuie făcut ăsta e făcut, ăsta trebuie implementat, e primul proces pe care îl implementez. Apropo de asta, este și o modalitate să ajungi să creezi procese. Pur și simplu implementezi procesul sfânt, te asiguri că toată lumea îl urmărește, normal și procesul sfânt are consecință de neurmărire și atunci începi să creezi proceduri pentru, pur și simplu, când apar problemele și vezi unde ar trebui să creezi și se creează în contextul respectiv. Și pentru că l-am repetat atât de multe ori  și toată lumea se referă la Biblie și la … așa mai departe, adică trebuie respectate regulile și lucrurile sfinte, ăsta este procesul sfânt într-o companie. Asta nu trebuie atins, nu trebuie alterat, nu trebuie modificat. Atâta timp cât  ăsta se urmărește, toată lumea o să ajungă în rai.  

ȘI: (01:04:07) Raiul echipelor…  

RC: (01:04:09) Da, da, da! 

ȘI: (01:04:11)...performante. Răzvan, hai să vorbim despre procesele care au făcut cea mai mare diferență în viețile noastre, a ta și a mea, atât pe plan de business cât și pe plan personal.

RC: (01:04:26) De data asta începi tu.

ȘI: (01:04:29) Să încep eu?

RC: (01:04:30) Da.

ȘI: (01:04:32) Ok. Pentru mine personal, procesul care a făcut cea mai mare diferență a fost să economisesc bani. Da, și economiile sunt un proces. Să pui deoparte 10% în fiecare lună înainte să cheltui orice. Ai luat venitul în acea lună, ai pus 10% deoparte. Și când, în sfârșit, m-a durut suficient de tare încât să vreau să fac asta, să aplic asta, asta a avut cel mai mare impact pentru mine pentru că eu cred că  independența financiară vine în trepte. Oamenii cred că vine dintr-o dată, dar eu cred că vine în trepte. Adică dacă vrei să alerge la un maraton nu o să alergi dintr-o dată 42 de km, că nu ai cum! 

RC: (01:05:3) Da 

ȘI: (01:05:30) O să… Prima dată orice om își dă seama că, băi, trebuie să fiu în stare  să alerg 3 km. Dacă nu pot să alerg 3 km, nu o pot să fac maratonul. După ce alergi 3 km îți dai seama că, ok, hai să-mi pun un target mai mare să pot să alerg 10 km. Dacă pot să alerg 10 km sunt mai aproape, da?, dacă nu pot să  alerg 10 km, clar că nu o să pot  sa alerg 42 de km la maraton. Și așa mai departe. Și așa este și cu independența financiară. Dacă eu nu sunt independent financiar nici măcar pentru o lună, sau pentru trei luni – hai să iau exemplul cu 3 km de mai devreme – dacă eu nu sunt independent financiar pentru trei luni, adică nu am economii să trăiesc măcar pentru trei luni, nu o să ajung la independență financiară. Dacă eu nu am economii să trăiesc un a sau doi, nu o să ajung la independență financiară. Și de aia zic că independența financiară… Poți să fii  independent financiar trei luni, poți să fii independent financiar un an, poți să fii independent financiar doi ani și de acolo încolo se construiește, și pentru mine ăsta a fost procesul care m-a ajutat cel mai mult pe plan personal să încep să devin independent financiar pentru câteva luni, pentru un an, doi și de acolo să extind și să-mi creez independența financiară. 

RC: (01:06:56) Vreau să-ți mulțumesc și eu pentru procesul tău. Cumva s-a inspirat la mine stând, după ce am fost vecini aici în Spania, și eu nu aveam, nu, pentru mine nu a fost niciodată importantă bucata aia, pentru că aveam mereu abilitatea să fac câți bani aveam nevoie, repede, dacă era vreo problemă. Și nu am pus preț pe un astfel de proces. Dar când am stat mai mult pe lângă tine am văzute cumva beneficii mai mari decât siguranța mea personală de care…pentru că în capul meu asta-mi aduce siguranța personală, dar stai puțin că eu nu am nevoie de asta. Și atunci de ce să o fac? Așa că vreau să mulțumesc și eu pentru procesul tău.

ȘI: (01:07:56) Mulți colegi, eu am tot spus chestia asta în ultima vreme și mulți colegi  au aplicat-o. Asistenta mea este independentă financiar un an!

RC: (01:08:05) Foarte tare. 

ȘI: (01:08:07) Și are sub treizeci de ani, e căsătorită, are un copil …

RC: (01:08:11) Probabil că din perspectiva asta este unul din cei bogați oameni din România. 

ȘI: (01:08:16) Da, nu are stresul zilei de mâine pentru că lucrăm de doi ani împreună și ea, în doi ani, a reușit să fie independentă financiar un an. Adică, să-și mențină același nivel de trai, să poată să-și mențină același nivel de trai, dacă de mâine nu mai are niciun venit activ, pentru un an. 

RC: (01:08:36) Asta voiam eu să fac ca adăugare, că ai omis să spui, să trăiesc un an sau să trăiesc doi ani înseamnă să trăiesc menținându-mi exact același nivel de trai pe care îl am acum, nu să tai cheltuieli și să nu mai merg la restaurant și să nu mai merg în vacanțe și…ci să poți să faci toate lucrurile pe care le făceai înainte dar fără să câștigi.

ȘI: (01:09:02) Da

RC: (01:09:03) Nimic în plus.

ȘI: (01:09:04) Și asta se poate face lună cu lună, știi. Faci o lună, te bucuri că ai făcut o lună, faci trei luni, te bucuri că ai făcut trei luni, faci șase, doișpe și undeva între doișpe și douăzeci și patru, în funcție de cât de mare e apetitul tău pentru risc, cât de mare e familia și așa mai departe. Bun, hai să revenim la tine, la procesul care a avut cel mai mare impact pentru tine personal.   

RC: (01:09:33) Pentru mine e, nu știu cu să-l denumesc, dar este procesul meu de învățare care a avut cel mai mare impact personal. O dată că am convingerea că nimic nu există care eu nu pot să învăț. Și, în timp, am ajuns cumva să perfecționez acest proces de învățare și de găsire a soluțiilor care, în acest moment, de foarte mult ori mă… sunt surprins că oamenii nu-l folosesc. 

ȘI: (01:10:11) Hai că m-ai făcut curios. Care este procesul tău de învățare?  

RC: (01:10:14) În primul rând că sunt obsedat de câteva întrebări. Unu, a mai făcut cineva asta?  Și mă duc imediat și caut pe Google. Doi, există o unealtă care îmi rezolv problema asta? – și mă duc imediat și caut pe Google. Iar apoi, pur și simplu implementez, fără să învăț mai nimic, când vine vorba de lucrul ăla. Aflau câteva informații și sar direct la implementare. Iar abia după mă duc și citesc și studiez despre lucrul ăla. Iar  modalitatea asta m-a ajutat să ajung aici, din perspectiva mea. Și perspectivă personală și perspectivă de business dar mult și despre personal, despre a învăța să mănânc sau a învăța să fac sport sau să a învăța să gătesc, lucru la care eu am crezut că nu o să pot… că, nefăcând-o niciodată, aveam impresia că nu sunt bun la asta. Și am învățat să am o relație fericită, am învățat să dorm bine, am învățat să mă relaxez, să fac meditație. Această modalitate și această convingere că pot să învăț orice, și extrem de repede. Nu am nevoie de, dacă mie îmi spune cineva că îmi trebuie șase ani să învăț un anumit lucru eu tot ce aud este: ok, îmi trebuie câteva luni. Și procesul ăsta care l-am făcut de multe ori inconștient iar apoi când am devenit conștient de el,  pur și simplu, l-am îmbunătățit  este…o dată, nu fac absolut nimic dacă nu am o problemă în contextul respectiv, nu mă apuc să învăț ceva dacă nu am o nevoie, o problemă de rezolvat, pentru că aia mi se pare pierdere de timp. Am de fiecare un scop care se traduce cumva în realitate. Iar asta îmi dă motivația necesară. Doi, fac research-ul pe Google. Mi se pare extraordinar că 90% din întrebările care le primesc n-au fost mai întâi căutate pe Google. 

ȘI: (01:12:25) Apropo de asta, cel mai vechi prieten al meu din copilărie e mutat în Statele Unite și e inginer în calculatoare. Și eu de la el am învățat să folosesc calculatorul, chiar de la el am cumpărat primul calculator, și el e cel care m-a învățat prima dată să umblu pe calculator și am dezvoltat așa o… știi, când ceva… hai să-l întreb pe Cătălin, știi? Asta făceam în liceu. Și, la un moment dat, după ce am terminat liceul, el a plecat în State eu am rămas în România și nu găseam ceva, nu mă descurcam la calculator și îl sun. Zic: „băi, cum fac nu știu ce” …chestie ce făceam eu acolo. Și vine răspunsul înțelept din Statele Unite: „Dă și tu un Google”. Și m-a lovit atunci, am zis „frate, trebuie să sun tocmai în… pe alt continent ca să spună cineva să dau un Google. Puii mei! Data viitoare pot să fac singur chestia asta!” Știi, pentru că acum treizeci de ani să dai un telefon pe alt continent era big deal, acum ni se pare așa… „care e problema?” Da, nu trebuie să suni pe alt continent ca să poți să dai un Google. Nu trebuie să aștepți șeful a doua zi ca să poți să dau un Google.

RC: (01:13:58) Eu am consecințe pentru angajați dacă mă întreabă ceva înainte să caute pe Google.  

ȘI: (01:14:04) Da, apropo de procese, eu am o regulă că… când cineva are o problemă trebuie să vină și cu două soluții, ca să văd ca s-a gândit la ceva. Uite m-am gândit că putem face așa și m-am gândit că putem face așa. Dacă nu vine cu nicio soluție, niciun fel de a se gândi, nu vorbim despre problemă. Îi penalizez direct.

RC: (01:14:26) Da, îi penalizezi direct și, mai mult, pentru situația ta, la mine nu poți să-ți programezi o întâlnire decât dacă completezi un formular, și în formularul respectiv ești obligat să pui trei soluții la care te-ai gândit, altfel nu poți să programezi o întâlnire cu mine. Asta apropo de comunicarea structurată. 

ȘI: (01:14:46) Deci ai zis că, cauți, practic, procesul tău  de învățare e cauți prima dată cine a mai făcut asta, apoi cauți să vezi dacă nu cumva există un instrument prin care… care îți rezolvă problema, știu eu, o aplicație, ceva.

RC: (01:15:05) Da

ȘI: (01:15:05)  Un serviciu online. Apoi te apuci și implementezi tu, faci direct, după care îți completezi informațiile, te duci faci research și vezi ce altceva mai există și îți îmbunătățești metoda.

RC: (01:15:20) Da, dar este mereu ping-pong între aplicare-învățare, aplicare-învățare, aplicare-învățare și ceea ce eu am observat a fost că oamenii sunt blocați într-una sau în alta. Cei care încearcă totuși să învețe, ori învață mult prea mult cerebral, citesc, studiază dar nu pun în aplicare, ceea ce le îngreunează viteza de învățare extrem de mult, sau alții, pur și simplu, nu citesc nimic și dau cu capul în geam exact ca musca aia de o mie de ori, până când află care este…

ȘI: (01:15:56) Este Google 

RC: (01:15:56) Da.

ȘI: (01:15:58) Bun. Care e procesul care a făcut cea mai mare diferență pentru tine profesional, în business?  

RC: (01:16:07) Procesul sfânt. 

ȘI: (01:16:10) Ok. Bun, asta e ușor, că l-ai explicat deja. Pentru mine ce a făcut cea mai mare diferență a fost… e întâlnirea zilnică. Și cei mai mulți oameni care te urmăresc o știu deja, știu deja procesul ăsta destul de bine. Practic, întâlnirea zilnică este o întâlnire foarte scurtă de 10-15 minute dimineața, poate chiar și mai scurtă dacă echipa e mică, mai mică de 5-6 persoane, în care fiecare spune care e cel mai important lucru care urmează să-l facă în  acea zi. Nu o sută de lucruri, nu tot ce face în acea zi, nu toate problemele de acasă, nu! Un singur lucru, care e cel mai important lucru, dacă ar fi să facem un singur lucru astăzi, care e acel lucru pe care-l faci? Și de preferat e să ai și-n cap că-l faci dimineața, atuncea în următoarele 3-4 ore, ca să-și fie clar că ai asta urmează să faci imediat după întâlnire, și în felul ăsta toată lumea știe ce avem de făcut în ziua aia, da?, suntem o echipă de 5-6 persoane – îmi plac echipele mici, că se mișcă lucrurile repede, deci nu recomand echipe mai mari de 5-6  persoane –  și toată lumea spune chestia asta. Mâine o să începem întâlnirea cu „ok, ce s-a  întâmplat cu acel cel mai important lucru de ieri?” Da? Și fiecare spune „l-am făcut”, „nu l-am făcut” și vedem practic de ce, pentru că promisiunea aia că „băi, uite ăsta e cel mai important lucru pe care o să-l fac eu azi” se face față de o echipă, nu se face față de un șef. De aia mi se pare mult mai puternic să-ți asumi ceva față de 5-6 oameni, decât să-ți asumi ceva față de un șef și pe urmă zici „șefu’, nu am făcut!” „Bine mă, fă data viitoare”. Față de echipă spui o dată că n-ai făcut, de două ori, de trei ori, dar, la un moment dat, începi să te simți așa, oarecum, „băi, trebuie să fac și eu ceva în echipa asta”. Deci a doua spui, fiecare spune ce s-a întâmplat, dacă a făcut sau nu făcut. La noi nu există variații, adică ai făcut sau n-ai făcut nu că ai făcut pe jumate, ai făcut un pic… Da sau nu! Și apoi, din nou, care e cel mai important lucru care o să-l faci azi? Și de aicea se poate, se pot pune variații. La un moment dat am spus și un banc la început, ca să  începem cu ceva funny și să nu sune, așa, mecanic. După aia, la un moment dat, am lăsat bancul deoparte pentru că n-a mai fost nevoie de el, pe urmă l-am introdus din nou, adică te mai poți juca cu lucruri din astea de  sare și piper, să zic așa, peste, dar esența este „care e cel mai important lucru pe care îl faci azi?”, „ce s-a întâmplat cu cel mai important lucru de ieri?”, de fapt, în ordinea cronologică este „ce s-a întâmplat cu cel mai important lucru de ieri” și apoi „care e cel mai important lucru pe care îl faci azi” și apoi, la final, dacă sunt alte lucruri pe care, de care trebuie să știe echipa. S-a întâmplat ceva, s-a modificat ceva, e ceva ce trebuie să știm, te blochează ceva, ai nevoie de ajutor undeva? Dacă nu, trecem la treabă iar asta durează câteva minute, nu trebuie să stăm nu știu cât. Se face din picioare, nu ne întindem la discuții. De fiecare dată altă persoană din echipă conduce întâlnirea, astfel încât dacă eu nu sunt acolo, „vai, stai că nu e șefu’, nu putem eu să ținem întâlnirea că nu a venit șefu’. Nu, o ține altcineva, pentru că de fiecare dată e altcineva care conduce întâlnirea și da, asta e procesul care mi-a permis, practic, să conduc echipe din altă țară, în alte țări, echipe remote care lucrau de acasă încă de acum 3-4 ani și a avut, practic, cel mai mare impact în business.  

RC: (01:20:33) Foarte tare! Da, în momentul în care eu am trecut prin enorm de multe iterații la întâlnirea zilnică, până când am ajuns asta care am făcut-o publică și am arătat cum se face și chiar acum, în decembrie cred că, mi-am luat două zile să înregistrez 30 de mini video-uri în care să explic mai bine anumite aspecte din  întâlnirea zilnică, pentru că am văzut enorm de mulți oameni care nu înțeleseseră partea fundamentală. Tu ai explicat-o foarte bine, faptul că este un singur lucru, se cheamă „promisiunea zilnică”, nu se cheamă „promisiunile zilnice”. Este un singur lucru, răspunde de fiecare dată la întrebarea „care este cel mai important lucru pe care am de gând să-l fac azi?” pentru obiectiv, nu o urgență. Promisiunea zilei nu este rezolvarea unei urgențe, promisiunea zilnică este exact lucrul care te asigură că dai în față, că ajungi să crești. Nu este rezolvarea unei urgențe, pentru că un lucru important este cel care contribuie la un obiectiv de creștere. Un lucru urgent, ceea ce ne permite rezolvarea unui lucru urgent este să nu scădem față de unde suntem. Și majoritatea companiilor sunt în jocul ăsta de rezolvat de lucruri urgente care tot ceea ce fac este să ne permită să nu ne ducem mai în jos de unde suntem, dar nici nu cresc mai sus de atât. Dar nu ăsta am crezut că e, era pentru tine.

ȘI: (01:22:20) Ba da și aș vrea să-ți mulțumesc pentru asta, pentru că de la tine am aflat de întâlnirea zilnică și de la tine am învățat procesul ăsta și alte procese care au legătură cu întâlnirea zilnică și se susțin cumva reciproc, fac un sistem în final. Și da, mulțumesc din nou pentru ea! 

RC: (01:22:42) Mulțumesc și eu, frate, mulțumesc pentru prietenie, mulțumesc pentru acest, pentru această discuție și, chiar dacă este un context mai greu acum, din toate punctele de vedere, și social și economic, sper să îți duci în continuarea misiunea care ai  început-o cu AllAboutParenting și să faci revoluția aia pe care o vezi în ce înseamnă a educa liderii de mâine. Eu nu sunt, nu am fost niciodată pasionat de educația copiilor însă mi-ar plăcea ca, peste douăzeci de ani, să angajez oameni care au fost crescuți bine.  

ȘI: (01:23:33) Da. Răzvan îți mulțumesc și eu pentru ce-am învățat de la tine în ultimii cinci ani. Eu doresc și oamenilor care o să asculte această înregistrare să învețe tot la fel de mult cât am învățat eu de tine – antreprenorilor, managerilor – și să stea aproape de la… de tine, cel puțin decât suntem noi împreună, pentru că au ce să ia și au ce să învețe și ce să aplice imediat, cât mai repede. 

RC: (01:24:13) Mulțumesc că ai urmărit  acest episod din TBF Show, sper că am reușit să-ți clarificăm cât de importante sunt procedurile pentru succesul în viață și business. Dacă ești părinte îți recomand să intri www.allaboutparenting.ro sau să cauți  Urania Cremene pe Google și să înveți cum să crești copii independenți, capabili, și împliniți. Dacă vrei să fii anunțat de fiecare dată când lansăm un nou episod din TBF Show, intră pe TBF.ro și ai grija să te abonezi. Până data viitoare își urez mult succes și normal rămâi nerezonabil!  

TBF
Copy link
Powered by Social Snap